Sociedad Mexicana de Inteligencia Artificial
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10th Mexican International Conference on Artificial Intelligence MICAI 2011
Convocatoria para Organizar MICAI 2011
Antecedentes
MICAI (Mexican International Conference on Artificial Intelligence) es organizado por la Sociedad Mexicana de Inteligencia Artificial (SMIA), en cooperación con la Institución sede, así como con el apoyo de otras sociedades profesionales y entidades auspiciantes.
MICAI surge de la unión de la Reunión Nacional de Inteligencia Artificial (RNIA), que era organizada anualmente por la SMIA desde 1984 y el Simposium Internacional de Inteligencia Artificial (ISAI), que era organizado anualmente por el Tecnológico de Monterrey desde 1988. Para el año 2000, se unieron ambos congresos en MICAI cuya periodicidad era cada dos años y cuyas sedes fueron: MICAI 2000 en Acapulco, MICAI 2002 en Mérida, MICAI 2004 en la Ciudad de México, donde se determinó que a partir de 2005 MICAI se celebraría cada año, MICAI 2005 en Monterrey, MICAI 2006 en Apizaco, MICAI 2007 en Aguascalientes, MICAI 2008 en Atizapán de Zaragoza, MICAI 2009 en Guanajuato y MICAI 2010 Pachuca.
MICAI 2011 se llevará a cabo durante el mes de octubre de 2011, en una semana que definirá la SMIA, en colaboración con el comité organizador sede. Se espera la participación de 400 a 500 asistentes, de los cuales alrededor de 100 serán extranjeros y el resto locales, regionales y nacionales, con una participación de estudiantes del orden de 250. El congreso tendrá una duración de 5 días, de lunes a viernes, de los cuales el lunes se dedicará a la impartición de tutoriales, cursos de 4 a 8 Hs.; el martes, miércoles y jueves, se dedicarán a la celebración del congreso propiamente dicho, de las conferencias colocadas y de las conferencias magistrales; y finalmente el viernes a la celebración de talleres de trabajo.
Para promover el desarrollo de la Inteligencia Artificial (IA) en las diferentes áreas geográficas del país, se emite esta Convocatoria para Organizar MICAI 2011, de acuerdo a lo siguiente:
Características de la Convocatoria
I. MICAI 2011 se llevará a cabo durante octubre de 2011, en una semana por definir por la mesa directiva de la SMIA.
II. La convocatoria está abierta a todas las instituciones académicas de educación superior y de investigación, tales como universidades públicas y privadas, institutos tecnológicos, centros de investigación, etc.
III. Las propuestas deberán ser enviadas por medio electrónico e impreso al coordinador del Comité de Selección de Sede de la Sociedad Mexicana de Inteligencia Artificial (raulm@itesm.mx
).
IV. Podrá ser presentada por una ó más instituciones incluyendo la participación de empresas privadas e instituciones de gobierno.
V. Se recibirán propuestas hasta el 28 de febrero de 2011.
VI. La sede será designada a más tardar el 15 de marzo de 2011.
Bases de la Convocatoria
1. La organización académica de MICAI 2011 es responsabilidad exclusiva de la SMIA, y se llevará a cabo mediante los comités que la SMIA designe al efecto. Esto incluye: el call for papers, selección de los miembros del Comité Organizador excepto el presidente del Comité Local, selección y arbitraje de los artículos de workshops y conferencias, selección e invitación de conferencistas magistrales e invitados y conformación de los programas académicos finales de todo el Congreso. En el caso de la selección de los responsables de cada sesión (Session Chairs), las propuestas del Comité Local serán tomadas en cuenta.
2. La Institución postulante deberá conformar un Comité Local, encabezado por un presidente, y coordinadores de al menos cinco comités: Comité de Finanzas, Comité de Patrocinios, Comité de Promoción, Comité de Registro, y Comité de Logística.
3. El Comité Organizador de MICAI 2011 estará compuesto por las personas que la SMIA designe al efecto (General Chair, Program Chair, Tutorials Chair, Workshops Chair, Keynote Speackers Chair, etc.) más el presidente del Comité Local quién será el enlace entre la SMIA y la Institución organizadora.
4. El Comité Local deberá presentar una carta firmada por el director, rector, secretario general, o autoridad responsable de la Institución postulante, otorgando su apoyo para la organización del Congreso y aceptando explícitamente estas Bases de Convocatoria. Adicionalmente, se podrán presentar otras cartas de apoyo de autoridades de gobierno locales, de organizaciones estudiantiles, y de empresarios.
5. El Comité de Logística será responsable de la logística del evento, y entre sus principales tareas estarán:
a. Disponer de un auditorio con capacidad para acomodar hasta 500 personas.
b. Disponer de al menos 4 salas con capacidad de entre 60 y 100 personas para la realización de hasta 4 sesiones paralelas.
c. Disponer de una o varias áreas con capacidad total de hasta 500 personas para servir refrigerios y café.
d. Disponer de un área de exhibición con escaparates (stands), facilidades eléctricas y acceso a internet.
e. Disponer de una o varias salas con computadoras con acceso a internet para conferencistas y público en general.
f. Designar un hotel como sede del congreso y lograr un acuerdo con el mismo para disponer de tarifas preferenciales y un cierto número de habitaciones gratuitas.
g. Organizar servicios de café y refrigerios durante los recesos de las diferentes sesiones académicas.
h. Organizar un banquete de gala para todos los conferencistas y sus acompañantes, Comité Organizador, Comité Local, Autoridades de la Institución organizadora y de la SMIA.
i. Equipar el auditorio y todas las salsas con instalaciones eléctricas, equipo de proyección (proyector de acetatos, videobeam, televisión, reproductora de video, pintarrón y marcadores, apuntadores) y equipo de cómputo con acceso a internet.
j. Tener un equipo de voluntarios (preferentemente estudiantes locales) para apoyar la logística del Congreso.
k. Organizar un servicio de transporte entre el hotel sede y el lugar físico donde se lleve a cabo el Congreso.
l. Apoyar en la transportación local entre el aeropuerto y el hotel sede a los conferencistas invitados y magistrales, y a los miembros del Comité Organizador.
m. Proporcionar información y orientación a los asistentes al congreso sobre transportación local, información turística, etc.
6. El Comité de Registro será el responsable del registro del congreso, y entre sus principales tareas estarán:
a. Montar un área de registro, entrega de material, información y pagos, que deberá funcionar durante toda la duración del Congreso. Ésto incluye un área especial de pagos para la SMIA.
b. Diseñar e imprimir los diplomas, las constancias, los gafetes y los boletos para los participantes.
c. Diseñar e Imprimir los Programas Académicos y Programas Finales de tutoriales, workshops y conferencias que deberán ser aprobados por la SMIA.
d. Proporcionar apoyo para la obtención de visas a los participantes extranjeros que lo requieran.
e. Registrar el congreso ante la secretaría de inmigración para que se facilite el permiso de internación a los delegados del congreso.
7. El Comité de Promoción será el responsable de la publicidad y difusión local, regional y nacional del Congreso, y entre sus principales tareas estarán:
a. Promover el Congreso entre empresas y estudiantes de las Universidades locales, regionales y nacionales.
b. Diseño y mantenimiento de la página electrónica del Congreso desde el momento del call for papers hasta 1 año después del evento.
c. Diseño e impresión de logos, posters, mantas y trípticos.
d. Comprometerse con una asistencia mínima de 250 estudiantes locales y regionales.
e. Comprometerse con una asistencia mínima de 100 profesionistas, incluyendo profesores locales y regionales.
f. Organizar diversas excursiones turísticas para los participantes foráneos, así como proporcionar a los asistentes información y orientación sobre lugares turísticos en los alrededores de la sede, agencias de viajes, líneas aéreas, bancos, iglesias, tasa de cambio, etc.
g. La promoción, publicidad, y difusión internacional del congreso será responsabilidad de la SMIA.
8. El Comité de Finanzas será responsable junto con el Comité Organizador de las finanzas del evento de acuerdo a las siguientes bases:
a. Las finanzas de la SMIA y las del Comité Local se manejarán por separado.
b. La experiencia indica que estos eventos no sólo son autofinanciables sino que generalmente reportan una utilidad, pero para que ello suceda se requiere un trabajo importante de promoción y consecución de patrocinios por parte del Comité Local, y una coordinación apropiada con el Comité Organizador y la Mesa Directiva de la SMIA.
c. La SMIA se encargará de cobrar a todos los ponentes del congreso (incluyendo workshops y conferencias).
d. El Comité Local se encargará de cobrar a todos los asistentes (no ponentes). En caso de no estar en capacidad de hacerlo este cobro podrá ser realizado por la SMIA.
e. La publicación de las memorias de la Conferencia, y de las memorias de la sesión de posters será responsabilidad de la SMIA mientras que la publicación de las memorias de tutoriales y Workshops será responsabilidad del Comité Local.
f. Los viajes, la estancia y el transporte de los conferencistas invitados serán responsabilidad de la SMIA.
g. Hacer una proyección financiera del Congreso junto con el Comité Organizador.
h. Fijar en forma conjunta con el Comité Organizador las tarifas de asistentes y exhibidores de equipo.
i. Llevar continuamente la contabilidad de cobros y gastos.
j. Diseñar y operar un esquema ágil de cobros y facturación para los asistentes.
k. En caso de que el Comité Local tenga pérdidas éstas se repartirán a mitades con la SMIA.
l. Todos los temas financieros no considerados en los incisos anteriores serán resueltos por el Comité Organizador.
9. El Comité de Finanzas será responsable junto con el Comité Organizador de las finanzas del evento de acuerdo a las siguientes bases. Las tareas más importantes del Comité de Patrocinios son:
a. Conseguir patrocinios en especie tales como servicio de café, banquete para el evento, carpetas, plumas, mantas, tazas, posters, folletos del programa del congreso, playeras, reconocimientos a los conferencistas, etc.
b. Conseguir patrocinios en dinero por un monto equivalente al menos a la mitad de los costos totales del Comité Local.
10. Todos los aspectos no contemplados en estas Bases y que pudieran surgir sobre la marcha serán resueltos por el Comité Organizador del Congreso.
11. El Comité Organizador podrá visitar y fiscalizar cuantas veces sea necesario al Comité Local y proponer las modificaciones que juzgue pertinentes con la finalidad de mantener los estándares de calidad tradicionales de MICAI.
12. Las propuestas deberán ser avaladas por la autoridad competente con personalidad jurídica para asumir los compromisos antecedentes a nombre del comité local.
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